Fungsi Divisi IT pada Perusahaan Aplaus The Lifestyle

Andri Arifadilah
11271057
Kelas IV - 2

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Terbit pertama kalinya pada tanggal 16 Agustus 2005 sebagai sisipan Harian Analisa (harian dengan oplah terbesar di Sumatera Utara), Tabloid Aplaus hadir sebagai perwujudan hasrat Master Supandi Kusuma (pemilik dan pemimpin umum Harian Analisa dan Harian Medan Bisnis) untuk mengembangkan trend dan lifestyle di Kota Medan.

Beberapa tahun kemudian, Aplaus the Lifestyle kembali berinovasi dengan kreatif. Tepat pada edisi ke - 100 yang diterbitkan pada 6 Juni 2009, Aplaus the Lifestyle melakukan Perubahan logo dan melirik pangsa pasar yang lebih spesifik dengan melayani target pembaca pada kaum muda berusia 18 - 24 tahun. Tidak hanya perubahan pada target pemasaran, strategi branding dan redaksional juga mengalami pembenahan guna menyajikan konten yang lebih berkualitas dan tepat sasaran. Untuk semakin mengibarkan sayap dalam memimpin pasar media lifestyle di Sumatera Utara, PT Aplaus Duta Kreasi lantas membentuk sebuah divisi marketing communication dan concert organizing yang kemudian dikenal dengan nama Aplaus Entertainment.

Bertepatan dengan momen ulang tahun yang ke-5, Aplaus the Lifestyle kembali berinovasi dengan mempermak diri ke format majalah yang lebih reader-friendly dengan tampilan fisik stenal 48 halaman, lebih handy dan dihektar. Tak hanya itu, Aplaus the Lifestyle juga terbit mingguan, tepatnya setiap hari Jumat. Perubahan ini juga diikuti dengan perubahan tagline Aplaus the Lifestyle yang pada awalnya hadir sebagai Commencing and Leading the Lifestyle in Medan menjadi 'Where the Youngsters Refer to'. Hal ini dilakukan demi mempertajam posisi Aplaus the Lifestyle sebagai sebuah referensi anak muda lokal yang cerdas, berjiwa muda, inovatif, selalu mengikuti perkembangan teranyar dan dengan supel menempatkan diri di lingkungan sosial yang lebih luas.

MAKSUD

1. Menjelaskan Fungsi dari Divisi IT dan pembagiannya serta kegunaan, Manfaat yang bisa diberikan terhadap perusahaan.

2. Menjelaskan bagaimana Divisi IT bekerja sama dengan Divisi lain untuk meningkatkan Efisiensi kinerja terhadap perusahaan sehingga perusahaan bisa berkembang dengan cepat dengan bantuan Teknologi Informasi.

TUJUAN

Untuk Mengetahui cara kerja serta Kendala yang sering dihadapi Divisi IT yang melibatkan Divisi yang lain pada perusahaan sehingga ditemukannya solusi yang baik untuk kendala dan masalah tersebut.

LANDASAN TEORI PEMBAHASAN

I. Pengertian Teknologi Informasi

Terdapat Beberapa Pengertian Teknologi Informasi menurut para pakar diantaranya :

a. Haag dan Keen (1996): Seperangkat alat yang membantu anda untuk bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi. Dalam hal ini, TI merupakan alat yang digunakan untuk pekerjaan yang berhubungan dengan informasi. Pengolahan informasi dilakukan dengan menggunakan alat-alat tersebut. Alat-alat ini adalah komputer beserta software-software pendukungnya.

b. Mc Keown (2001) : Teknologi Informasi pada seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah, dan untuk menggunakan informasi tersebut dalam segala bentuknya.

c. William dan Sawyer (2003): Teknologi yang menggabungkan komputer dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.

d. Kenneth C.Loundon (2004) : Teknologi Informasi adalah salah satu alat yang digunakan para manajer untuk mengatasi perubahan yang terjadi. Perubahan yang dimaksud adalah perubahan informasi yang sudah diproses dan dilakukan penyimpanan sebelumnya di dalam komputer.

e. Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, dan Perkins (2005): Kombinasi teknologi komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak untuk mengolah dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan penyaluran informasi. Disini teknologi komunikasi digunakan sebagai alat penyaluran informasinya, sedangkan informasinya diolah dan disimpan dalam komputer.

Dari beberapa definisi menurut pakar diatas maka Teknologi informasi mencakup gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi itu sendiri. KOmputer sebagai perangkat keras dengan software-software sebagai perangkat lunak yang berfungsi untuk sarana pengolahan maupun penyimpanan data yang nantinya dikirimkan melalui saluran komunikasi.

II. Struktur Umum Organisasi IT skala Enterprise

Umumnya seluruh kegiatan IT dapat dibagi menjadi dua bagian dasar yaitu " bagian operasi dan infrastruktur " dan "pengembangan aplikasi". Bagian operasi berurusan dengan penanganan sehari-hari dari lingkungan komputer dan keamanan. Sedangkan bagian Aplikasi bertanggung jawab dengan pembuatan dan pengembangan aplikasi bisnis. Berikut adalah diagram peran karyawan pada divisi IT.

Untuk perusahaan yang kecil, satu karyawan dapat mengambil lebih dari satu peran misalkan sebagai Business Analyst sekaligus Application Developer. Tapi perusahaan harus tetap berpegang pada satu syarat : tidak diperkenankan karyawan memegang dua jenis peran sebagai pembuat sekaligus pengawas dalam sebuah proyek. Misalkan seorang programmer yang juga mengambil peran sebagai testing. Ada kemungkinan hasil testingnya diragukan karena programmer tersebut menilai hasil karyanya sendiri.

Peran-peran diatas juga melambangkan tingkatan penanganan masalah IT dalam perusahaan. Berikut ini adalah gambar tingkatan penanganan masalah IT:

Berikut ini adalah penjelasan dari peran-peran yang umum ditemukan pada divisi IT sesuai dengan diagram diatas:

1. Help Desk

Help Desk adalah tempat pertama dimana client akan menghubungi divisi IT saat memiliki pertanyaan atau masalah yang berhubungan dengan IT. Help Desk menyimpan database dari masalah dan solusi yang muncul dari masalah IT sehari-hari. Help Desk sebaiknya dibantu oleh Software tertentu untuk memfasilitasi pelacakan sebuah insiden, eskalasi masalah, dan pelaporan. Software harus juga mampu melakukan pengkategorian masalah, menyimpan pengetahuan dari solusi yang didapat, dan melakukan prioritas pengerjaan.

2. End User Support

End User Support bertanggung jawab untuk perbaikan fisik komputer dan kunjungan ke lapangan kerja. End User Support bertanggung jawab dalam memberikan dukungan pada seluruh peralatan dan aplikasi yang terpasang pada sisi end user. Selain itu juga bertanggung jawab pada instalasi peralatan baru, perawatan peralatan yang ada, dan upgrade pada sistem end user. Selain kemampuan teknis, End User Support harus mempunya kemampuan untuk berkomunikasi dengan client dan membangun hubungan baik dengan anggota bisnis lain.

3. Network Administration Group

Network Administration Group mengatur semua kemampuan jaringan komunikasi data yang dibutuhkan oleh perusahaan. Network administrator bertanggung jawab pada semua kabel, hubs/switch, keamanan jaringan, routers, gateways, firewall dan hal yang berhubungan dengan jaringan lainnya.

4. System Administrator

System Administrator mengatur, mengawasi dan menkonfigurasi seluruh server dan system software yang membentuk sebuah infrastruktur dimana terdapat aplikasi dan data perusahaan. Sistem Administrator harus dapat mengatur sistem server untuk mengurangi masalah yang dapat muncul saat jam kerja dan penyusupan ilegal. Sistem Administrator umumnya mempunyai pekerjaan yang berat karena meraka harus tersedia saat jam kerja dan harus merawat server di luar jam kantor. Jadwal perawatan dan upgrade harus dengan hati-hati dikoordinasikan dengan unit bisnis atau divisi yang lain. Bila hal ini diabaikan, dapat terjadi sebuah server di maintenance pada saat user sedang sibuk, mengakibatkan user menjadi frustasi karena tidak dapat mengakses aplikasi yang berada pada server tersebut. Perawatan dan pemeliharaan dari sebuah server harus diumumkan keseluruh pemakai.

5. Telecommunications Services Group

Banyak perusahaan mendapati bahwa lebih murah untuk membeli dan mengoperasikan telepon sistem mereka sendiri. Telecommunications Services Group mengatur seluruh telepon dan jasa lainnya yang berhubungan. Jasa yang diberikan adalah telepon, voice mail, fax, dan video conferencing. Bila sistem cukup kompleks, perusahaan dapat meng-outsource services pada vendor. Help desk dalam hal ini harus mendapatkan fasilitas untuk melakukan penjadwalan support dengan vendor.

6. Infrastructure / Operations Manager

Manajer operasi bertanggung jawab pada performa dari semua tim yang berada pada IT Operation Group. Manajer harus mempunyai pengetahuan yang luas pada teknologi yang berada pada wilayah tanggung jawabnya tetapi detailnya tetap berada pada setiap anggota tim.

7. Application Development Teams

Application Development Teams menyediakan pengembangan dan dukungan pada aplikasi bisnis, berdasarkan pada kebutuhan yang dikumpulkan dan didokumentasikan oleh business analyst. Untuk perusahaan kecil, business analyst dan development team umumnya dilakukan oleh orang yang sama. Aplikasi bisnis mungkin dibuat sendiri atau dibeli dari luar dan dikonfigurasi agar cocok dengan pola bisnis perusahaan.

Application Development Teams ini terbagi 2 pada perusahaan sesuai dengan spesifikasi yang dikerjakannya yaitu :

7.1 Application Developers :

Umumnya terspesialisasi pada teknologi tertentu seperti web, ERP, CRM. Group ini juga umumnya dibagi kedalam tiga kategori besar yang masing-masing menggunakan teknologi tersendiri :

a. Customer Facing Application. Termasuk didalamnya aplikasi web, pemesanan dan proses, dan Customer Service.

b. Production Support. Aplikasi Supply Chain seperti procurement, manufacturing, warehousing, inventory, dan logistic.

c. Business Support. Umumnya sistem yang sangat internal seperti akuntansi dan sumber daya manusia.

Saat mengerjakan sebuah proyek, penanggung jawab proyek harus jelas dan memiliki cukup kekuasaan untuk menjalankan proyek dengan lancar. IT Development group harus menjadwalkan dan dengan jelas mengkomunikasikan pada IT Department, Streering Committee, dan business users untuk progress dari proyek, fungsionalitas sistem, dan waktu implementasi proyek. Aplikasi yang akan diimplementasikan harus memperhatikan waktu dari bisnis. Saat kebutuhan bisnis sedang tinggi, sebaiknya tidak ada implementasi sistem yang beresiko.

7.2 Application Support Group :

Pada perusahaan besar, tim developer sering dibagi menjadi dua. Disatu sisi menangani pembuatan aplikasi, disisi lain menjadi support seperti help desk untuk aplikasi yang telah dibuat. Grup ini menjadi lapis ketiga dalam support aplikasi.

Pemisahan seperti mempunyai beberapa efek positif:

* Menghilangkan gangguan pada development team sehingga mereka dapat berfokus pada aplikasi baru.

* Memperjelas perhitungan proyek, dengan tidak terganggunya tim development untuk memberikan support, penjadwalan proyek menjadi lebih tepat.

8. Application Testing

Application Testing Team bertanggung jawab untuk menguji coba perubahan dan upgrade pada aplikasi bisnis dengan tujuan mendeteksi dan menghilangkan masalah dan menjamin kompabilitas dengan modul lain. Hanya sedikit organisasi yang memahami fungsi group testing ini dan lebih sedikit lagi yang memberikan perhatian yang cukup.

9. Database Administrator

Database administrator mendesain arsitektur database, melakukan install dan konfigurasi database software, berpartisipasi pada desain dan pengembangan dengan developer, menjamin integritas data, dan mengawasi serta meningkatkan performa database

10. Electronic Data Interchange

Electronic Data Interchange (EDI) bertanggung jawab untuk menjamin transport data antara aplikasi baik dalam perusahaan maupun dengan luar perusahaan secara akurat, tepat, dan cepat.

11. Business Analyst Group

Pekerjaan seorang analis bisnis adalah berhubungan langsung dengan end user / client untuk mengetahui bagaimana sistem digunakan dan mengidentifikasikan peningkatan yang dapat menyediakan keuntungan yang tinggi bagi perusahaan. Tanggung jawab dari sebuah analis bisnis terbagi sama rata antara end user / client dan divisi IT.

12. Manager of Application Management

Manager dari Application Mangement Group bertanggung jawab pada performa dari seluruh tim dalam grupnya. Application Manager harus mempunyai sebuah pemahaman yang lengkap pada sistem bisnis yang digunakan. Fungsi yang terpenting adalah organisasi dan manajemen tim. Membuat prioritas, mengatur tim, dan menyelesaikan proyek adalah tanggung jawab dari application manager.

PEMBAHASAN

Setelah memahami definisi dan rangkaian teori dasar yang diperlukan, tahap berikutnya masuk ke pembahasan yang akan menjelaskan tentang divisi perusahaan Aplaus The Lifestyle secara umum dan keterkaitannya dengan Divisi IT.

1. Redaksi : Divisi kerja ini merupakan divisi inti dari Majalah Aplaus The Lifestyle. Dimana isi majalah baik berupa tulisan artikel dan foto di sorting terlebih dahulu sebelum masuk pada Divisi Desainer atau perancang majalah.

2. Desainer : Divisi kerja ini mempunyai tugas merancang majalah semenarik mungkin agar menarik pembaca untuk membeli majalah. Divisi ini mulai bekerja setelah artikel dan foto yang akan ditampilkan di majalah sudah mengalami proses pengeditan atau sudah fix oleh bagian Redaksi. Setelah majalah selesai di desain kemudian softcopy atau file perancangan di kirim menuju percetakan menggunakan flashdisk atau external hardisk. Percetakan sendiri saat ini menggunakan pihak ketiga atau perusahaan percetakan lain.

3. Marketing : Divisi kerja ini memiliki tugas untuk mempromosikan majalah dan menawarkan pemasangan iklan di majalah. Dimana pemasangan iklan di majalah ini juga sangatlah penting bagi perusahaan karena menambah pemasukan keuangan perusahaan. Dimana seperti yang kita ketahui pemasangan iklan adalah denyut nadi perusahaan yang bersifat media. Baik koran, Majalah, Televisi, Website berita atau situs dan media lainnya.

4. Keuangan : Divisi kerja yang satu ini mengurus keuangan perusahaan, seperti membuat detail pengeluaran dan pemasukan, menyimpan dana perusahaan ditempat yang aman.

5. HRD : Divisi kerja ini menyaring para calon karyawan yang akan bekerja di perusahaan. Selain itu divisi ini juga sebagai tempat sharing berbagai masalah yang kadang dihadapi para karyawan di kantor.

Berikutnya kita akan membahas peranan divisi IT pada masing-masing divisi lain yang telah kita uraikan diatas.

1. Fungsi Divisi IT pada Redaksi :

Pada bagian ini, Divisi IT membantu redaksi dalam hal ada atau tidaknya masalah pada komputer yang digunakan oleh redaksi. Misalkan seperti masalah komputer lambat, tidak bisa koneksi ke komputer lain dan sebagainya. Pengaruh divisi IT pada divisi Redaksi ini sangatlah besar terutama disaat divisi Redaksi sudah memasuki masa deadline untuk penerbitan majalah. Hal ini tentunya akan menghambat kerja redaksi jikalau terdapat komputer yang bermasalah. Apalagi jika server untuk menaruh data-data redaksi untuk penerbitan majalah bermasalah. Hal ini bisa membuat majalah tidak terbit dan sangat merugikan perusahaan tentunya. Disini peran Divisi IT sangat dibutuhkan dalam penanggulangan masalah tersebut.

2. Fungsi Divisi IT pada Desainer :

Divisi Desainer mulai bekerja setelah mendapatkan bahan-bahan yang akan dirancang kedalam majalah Aplaus The Lifestyle. Dalam hal ketika melakukan perancangan juga termasuk waktu yang sangat krusial bagi perusahaan dimana jika terdapat masalah pada komputer desainer yang pada umumnya berspesifikasi tinggi akan dapat mengakibatkan keterlambatan pengiriman file ke pihak percetakan dan bahkan bisa tidak cetak atau terbit majalahnya sama sekali. Hal ini juga pastinya tidak di inginkan oleh perusahaan. Disinilah juga peran Divisi IT pada Divisi Desainer sangatlah memiliki peran penting untuk menjaga hal - hal yang tidak diinginkan bisa terjadi.

3. Fungsi Divisi IT pada Marketing :

Selain menjaga stabilitas komputer dari Divisi Marketing, Divisi Marketing juga bekerjasama dengan Divisi IT membuat suatu program atau aplikasi yang diperuntukkan untuk menampung data-data client yang dimiliki oleh Divisi Marketing. Data client ini tentunya sangatlah penting untuk perusahaan. Selain untuk menampung data-data client, divisi Marketing juga bekerja sama dengan Divisi IT untuk membuat aplikasi untuk menampung data member dari para pembaca aplaus. Data member juga sangat berguna bagi perusahaan, dengan melihat data member ini perusahaan bisa mengetahui berapa banyak pembaca yang setia kepada majalah aplaus dan bersedia menjadi anggota atau member.

4. Fungsi Divisi IT pada keuangan :

Menjaga secara ketat untuk komputer yang terletak pada divisi ini dengan memasang sejumlah aplikasi yang mumpuni agar terhindar dari bahaya atau ancaman dari luar. Aplikasi yang di instal disini berupa antivirus + firewall dan sedikit memodif sistem operasi yang digunakan agar lebih tahan terhadap serangan.

5. Fungsi Divisi IT pada HRD :

Membantu HRD membuat aplikasi yang bisa menampung database para pelamar kerja sehingga memudahkan HRD untuk menyeleksi para pelamar kerja yang ingin bekerja di perusahaan.

KESIMPULAN

Dari Pembahasan diatas dapat disimpulkan bahwasannya Divisi IT pada suatu perusahaan sangatlah berguna karena bisa membantu Divisi lain untuk bekerja secara maksimal. Selain tugas yang paling utama adalah menjaga kestabilan komputer dan kelancaran pertukaran informasi antar Divisi melalui jaringan, tugas yang lain adalah membuat aplikasi yang berguna di tiap-tiap Divisi sehingga bisa membantu atau mempermudah dalam melakukan pekerjaannya.

SARAN

Penulis menyarankan agar divisi IT pada perusahaan lebih dikembangkan dengan cara menambah pegawai untuk divisi IT. Hal ini disarankan penulis karena dari pengamatan penulis di divisi IT hanya terdapat 2 orang yang mengerjakan semua permasalahan dan pengembangan di bidang IT, seperti perbaikan komputer, jaringan komputer dan aplikasi untuk divisi lain. Hal ini tentu membuat pengerjaan tiap masalah yang ada belumlah maksimal bagi perusahaan. Dengan adanya penambahan pegawai untuk divisi IT, penulis yakin pengerjaan untuk tiap masalah dan pengembangan pada divisi IT pada perusahaan akan lebih cepat dan lebih terarah.

DAFTAR PUSTAKA

1. Alan Neibauer. Small Business Solutions for Networking. Elex Media Komputindo. Jakarta 2001

2. Raymond McLeod, Jr. Sistem Informasi Manajemen. Prenhalindo. Jakarta 1998